Mit einer elektronischen Schlüsselverwaltung stehen jedoch technische Möglichkeiten zur Verfügung, die sich bereits seit Jahren in der Praxis bewährt haben und die von führenden Hotels wie z.B. Hilton (UK), De Vere Grand, The Lowry, The Dorchester, The Berkley und auch vom international bekannten 7* Atlantis Palms in Dubai erfolgreich eingesetzt werden. Zusätzlich zu den standardmäßigen Funktionen wie die Herausgabe von Schlüsseln nur an autorisierte Personen, muß ein modernes Schlüssel-Management-System noch folgende technische Möglichkeiten zur Verfügung stellen:

• Modular ausbaubar von 10 bis 1000 Steckplätzen in einem System und mit nur einer Steuereinheit, damit einerseits auf zukünftige Erweiterungen fließend und flexibel reagiert werden kann und andererseits das System in der Handhabung übersichtlich bleibt.
• Netzwerkschaltung multipler Schränke, die lokal oder ferngesteuert betrieben werden können, damit auch in großen Hotelanlagen oder in Hotelketten der Sicherheitsverantwortliche immer direkt über alle Ereignisse informiert wird und informiert ist.
• Benutzer- und Schlüssel-Details werden in einer zugriffsgeschützten SQL-Datenbank abgespeichert, damit der Datenschutz gewährleistet ist, können aber über eine grafische Benutzeroberfläche einfach und übersichtlich an jedem standardmäßigen PC eingegeben werden.
• Wide Area Network (WAN) Kommunikation, wenn innerhalb einer Hotelkette mit einem Management-System gearbeitet werden soll, damit der Unternehmensleitung alle relevanten Daten aktuell und ohne Verzögerung zur Verfügung stehen.
• Unmittelbare Benachrichtigung der Sicherheitsverantwortlichen im Alarmfall über Netzwerk, per E-mail und SMS.
• Echtzeit-Objektkontrolle wenn höchste Sicherheitsbedingungen erforderlich sind.

Einige Hotels installieren eine elektronische Schlüsselverwaltung aus Gründen der Sicherheit, andere möchten Gesundheit und Arbeitssicherheit sowie die Sorgfaltspflicht am Arbeitsplatz umsetzen. Unabhängig von den unterschiedlichen Gründen die zur Einführung eines Systems führten, ergeben sich immer die gleichen Resultate: wie Kostenreduktion durch Verringerung der Administration, kürzere "Start-Up" Zeiten bei DM-Schlüsseln, unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Service-Schlüssel und Steigerung der Sicherheit.

Ein elektronisches Schlüsselmanagement lässt die Schlüssel automatisch zurückkehren: "Es ist schon sehr erstaunlich, wie schnell Schlüssel zurückgebracht werden, wenn die Benutzer wissen, dass sie dafür verantwortlich sind und ihnen die Entnahme nachgewiesen werden kann", kommentierte Steve Cash in seiner Funktion als Sicherheitsbeauftragter diesen Umstand.

Zu wissen, wer hat den Schlüssel, zu wissen, wer hatte den Schlüssel und zu wissen, welche Person hat wann den Schlüssel zurückgebracht ist in entsprechenden Situationen eine unter Umständen entscheidende Information. Bei einer elektronischen Schlüsselkontrolle werden alle Transaktionen inklusive des aktuellen Zustandes der definierten Rückgabezeiten automatisch erfasst und manipulationsfrei sowohl im Schlüsselschrank als auch in einer zentralen Datenbank abgespeichert. Die Möglichkeit, bei entnommenen oder fehlenden Schlüsseln jederzeit mit nur einem Mausklick in der Verwaltungssoftware oder sekundenschnell direkt am Schlüsselschrank die verantwortliche Person zu ermitteln, erhöht die Eigenverantwortlichkeit aller beteiligten Personen und senkt den Verwaltungsaufwand signifikant.

Die Garantie, dass nur autorisierten Personen der Zugriff gestattet wird in Verbindung mit der automatisierten Überwachung der definierten Zugriffsberechtigungen und der lückenlosen Protokollierung sämtlicher Ereignisse bietet eine Vielzahl von Vorteilen:

• kein schriftlicher Verwaltungsaufwand
• keine unleserlichen Unterschriften
• prüffähige Berichte für Sicherheits- und Qualitäts-Audits
• kein menschliches Versagen
• automatische Protokollierung aller entnommenen Schlüssel und Objekte
• unmittelbare Alarmierung bei Schlüsseln, die sich außerhalb des Rückgabezeitfensters befinden

Für ein ganzheitliches Sicherheitsmanagement und die daraus resultierenden Kostensenkungen müssen sämtliche Betriebsprozesse und Unternehmenssegmente begutachtet werden, denn die Sicherung eines Unternehmens darf sich nicht mehr nur auf mögliche Einwirkungen von außen beschränken, sie muss auch die Überwachung der Zugriffsmöglichkeiten aus dem Inneren des Unternehmens in Betracht ziehen.

Auch in kleinen und mittleren Hotels können die negativen Einwirkungen auf die sicherheitssensiblen Objekte und Betriebsteile sehr schnell komplexer Natur werden und in ihrer Kausalität eine Größenordnung erreichen, die nicht nur den Fortbestand des Unternehmens gefährden, sondern auch die Hotelleitung in ernsthafte rechtliche Situationen geraten lassen kann. Die neuen Traka-Touch Modelle sind eine sehr interessante Lösung für Anwendungen mit 10 bis 60 Steckplätzen. Sie sind äußerst kostenoptimiert, da sie auf Grund Ihrer "Ready-to-Work" Konstruktion in Eigenregie installiert werden können und absolut keine IT-Investitionen benötigen. Die Kosteneinsparungen durch die Minimierung der Wiederbeschaffungskosten, Senkung der Schadenskosten, Verhinderung von Gerichtsprozessen und Verringerung uneffektiver Arbeitszeiten lässt solche Investitionen erfahrungsgemäß innerhalb von 6-12 Monaten amortisieren.

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